TOMA DE DECISIONES

La Toma de Decisiones es el proceso mediante el cual se realiza una elección entre las alternativas o formas para resolver diferentes situaciones de la vida, estas se pueden presentar en diferentes contextos: a nivel laboral, familiar, sentimental, empresarial, etc., es decir, en todo momento se toman decisiones, la diferencia entre cada una de estas es el proceso o la forma en la cual se llega a ellas. La toma de decisiones consiste, básicamente, en elegir una alternativa entre las disponibles, a los efectos de resolver un problema actual o potencial, (aún cuando no se evidencie un conflicto latente). En una organización se circunscribe a todo un colectivo de personas que están apoyando el mismo proyecto. Debemos empezar por hacer una selección de decisiones, y esta selección es una de las tareas de gran trascendencia en el trabajo del mando.

PENETRACIÓN DE LA TOMA DE DECISIONES

La toma de decisiones en una organización, invade cuatro funciones administrativas, que son: Planeación, Organización, Dirección y Control.

* Planeación.-

¿ Cuales son los objetivos de la organización a largo plazo.?

¿ Qué estrategias son mejores para lograr este objetivo.?

¿ Cuales deben ser los objetivos a corto plazo.?

¿ Cómo de altas deben ser las metas individuales.?

* Organización.-

¿ Cuanta centralización debe existir en la organización.?

¿ Cómo deben diseñarse los puestos.?

¿ Quién está mejor calificado para ocupar un puesto vacante.?

¿ Cuando debe una organización instrumentar una estructura diferente.?

* Dirección.-

¿ Cómo manejo a un grupo de trabajadores que parecen tener una motivación baja.?

¿ Cuál es el estilo de liderazgo más eficaz para una situación dada.?

¿ Cómo afectará un cambio específico a la productividad del trabajador.?

¿ Cuando es adecuado estimular el conflicto.?

* Control.-

¿ Qué actividades en la organización necesitan ser controladas.?

¿ Cómo deben controlarse estas actividades.?

¿ Cuando es significativa una desviación en el desempeño.?

¿ Cuando está la organización desempeñándose de manera efectiva.?

PROCESO RACIONAL PARA LA TOMA DE DECISIONES

1-. Asegurarse de la necesidad de una decisión.- El proceso de toma de decisiones comienza con el reconocimiento de que se necesita tomar una decisión. Ese reconocimiento por lo general es la existencia de un problema o una disparidad entre cierto estado deseado y la condición real del momento.

2-. Criterios de decisión.- Una vez determinada la necesidad de tomar una decisión, se deben identificar los criterios que sean importantes para la misma. Vamos a considerar un ejemplo:
" Una persona piensa adquirir un automóvil, los criterios de decisión de un comprador típico serán: precio, modelo, dos o más puertas, tamaño, color, etc. Estos criterios reflejan lo que el comprador piensa que es relevante. Existen personas que le es irrelevante que sea nuevo o usado, lo importante es que cumpla sus expectativas de marca, tamaño, imagen, etc., y se encuentre dentro del presupuesto del que disponen. Para el otro comprador lo realmente importante es que sea nuevo, despreciando el tamaño, marca, prestigio, etc."

3-. Ponderar los criterios.- Los criterios enumerados en el paso previo no tiene igual importancia. Es necesario ponderar cada uno de ellos y priorizar su importancia en la decisión.
Cuando el comprador del automóvil se pone a ponderar los criterios, prioriza los que por su importancia condicionan completamente la decisión: precio y tamaño. Si el vehículo elegido tiene los demás criterios(color, puertas, equipo opcional, etc.), pero rebasa el importe de los que dispone para su adquisición o es de menor tamaño al que precisamos por el uso que se le va a dar, entonces nos encontramos con que los demás criterios son relevantes en base a otros de importancia trascendental.

4-. Base de la toma de decisiones.- Desplegar las alternativas. El tomador de la decisión tiene que confeccionar una lista de todas las alternativas posibles y que podrían utilizarse para resolver el problema.

5-. Evaluar las alternativas.- Una vez identificadas las alternativas, el tomador de decisiones tiene que evaluar de manera crítica cada una de ellas. Las ventajas y desventajas de cada alternativa resultan evidentes cuando son comparadas.
La evaluación de cada alternativa se hace analizándola con respecto al criterio ponderado.

6-. Toma de decisiones.- Una vez seleccionada la mejor alternativa se llegó al final de proceso de toma de decisiones. En el proceso racional, esta selección es bastante simple. El tomador de decisiones solo tiene que escoger la alternativa que tuvo la calificación más alta en el paso número cinco. El paso seis tiene varios supuestos, es importante entenderlos para poder determinar la exactitud con que este proceso describe elproceso real de toma de decisiones administrativas en las organizaciones.

El tomador de decisiones debe ser totalmente objetivo y lógico a la hora de tomarlas. Tiene que tener una meta clara y todas las acciones en el proceso de toma de decisiones llevan de manera consistente a la selección deaquella alternativa que maximizará la meta. Vamos a analizar las tomas dedecisiones de una forma totalmente racional:

* Orientada a un objetivo.- Cuando se deben tomar decisiones, no deben existir conflictos acerca del objetivo final. El lograr los fines es lo que motiva que tengamos que decidir la solución que más se ajusta a las necesidades concretas.

* Todas las opciones son conocidas.- El tomador de decisiones tiene que conocer las posibles consecuencias de su determinación. Así mismo tiene claros todos los criterios y puede enumerar todas las alternativas posibles.

* Las preferencias son claras.- Se supone que se pueden asignar valores numéricos y establecer un orden de preferencia para todos los criterios y alternativas posibles.

CONTEXTO EMPRESARIAL

En las organizaciones en general y en las empresas en particular suele existir una jerarquía que determina el tipo de acciones que se realizan dentro de ella y, en consecuencia, el tipo de decisiones que se deben tomar, es frecuente dividir una empresa en 3 niveles jerárquicos:

Nivel estratégico.- Alta dirección; planificación global de toda la empresa.

Nivel táctico.- Planificación de los subsistemas empresariales.

Nivel operativo.- Desarrollo de operaciones cotidianas (diarias/rutinarias).

Conforme se sube en la jerarquía de una organización, la capacidad para tomar decisiones no programadas o no estructuradas adquiere más importancia, ya que son este tipo de decisiones las que atañen a esos niveles. Por tanto, la mayor parte de los programas para el desarrollo de gerentes pretenden mejorar sus habilidades para tomar decisiones no programadas, por regla general enseñándoles a analizar los problemas en forma sistemática y a tomar decisiones lógicas.

A medida que se baja en esta jerarquía, las tareas que se desempeñan son cada vez más rutinarias, por lo que las decisiones en estos niveles serán más estructuradas (programadas).

Adicionalmente, una organización también estará dividida en varias secciones funcionales, son varias las propuestas de división que se han planteado para una empresa de forma genérica, aunque la más aceptada es la que considera los siguientes departamentos o unidades funcionales:

Dirección
Marketing
Producción
Finanzas
Recursos Humanos

Las decisiones también serán diferentes dependiendo de en que unidad funcional o departamento tengan lugar.

DEFINICIÓN DE GDSS (Group Decision Support Systems)

Es un sistema interactivo basado en computadora, el cual facilita la solución de problemas no estructurados por un conjunto de tomadores de decisiones trabajando juntos como un grupo.

COMPONENTES DEL GDSS

Al unir los componentes de un GDSS es posible realizar juntas cuya temática estará relacionada con el proceso de la toma de decisiones.

Hardware:

Para trabajar con un GDSS es necesario contar con los requerimientos mínimos de hardware para este tipo de sistemas: Un dispositivo de entrada/salida, mediante el cual sea posible darle datos de entrada y producir una salida. Un procesador, para realizar los procesos necesarios y generar resultados útiles a los tomadores de decisiones. Una línea de comunicación entre el dispositivo de entrada/salida y el procesador, para permitir la comunicación interactiva entre los miembros del grupo. Una pantalla o monitores individuales, para ver las aportaciones que hace cada miembro del grupo o para analizar resultados. GDSS más sofisticados pueden tener terminales o computadoras personales para cada persona, varios procesadores centrales, equipos de comunicación a larga distancia y pantallas grandes.

Software:

Se requiere del software adecuado para realizar el proceso de toma de decisiones en grupo.

Los componentes del software de un GDSS son: Una base de datos que cuente con información relacionada con la decisión que debe tomarse y que permita la consulta y búsqueda de temas específicos.

Una base de modelos, de la cual se puedan elegir diferentes alternativas para tomar una decisión. Programas de aplicaciones específicos para que el grupo los use como procesadores de palabras, graficadores, hojas de cálculo o paquetes estadísticos.

Una interfase flexible y fácil de usar, que permita al ejecutivo interactuar de la manera adecuada con el sistema sin requerir de mucha asesoría o capacitación. Un GDSS puede no tener base de datos, sin embargo, los más sofisticados si incluyen base de datos y bases de modelos, lenguajes sofisticados de programación e interfases con software administrativo como hojas de calculo, graficadores y paquetes estadísticos.

Debe de tener capacidad para correo electrónico, conferencias por computadora y de audio y videoconferencias.

Recursos Humanos:

Este componente incluye a las personas que participan en el proceso de toma de decisiones, a un operador del GDSS y a un facilitador, quien se encarga del control de desarrollo de la junta.

El operador del GDSS es la persona que conoce el paquete, sabe cómo funciona y cómo operarlo. Es el responsable de la operación del equipo y del paquete de software.

El facilitador, por su parte, conoce el potencial del paquete que se está utilizando y mantiene una posición neutral respecto al grupo.

Procedimientos:

Son los que facilitan el uso efectivo y la operación de la tecnología de los sistemas por su parte de los miembros del grupo. Pueden referirse al uso del hardware y software y pueden incluir reglas para el manejo de la discusión verbal entre los miembros del grupo o para el flujo de los eventos durante una junta.

CARACTERISTICAS DEL GDSS

Los sistemas de soporte a la toma de decisiones, deben reunir un conjunto de características para considerarse como tal. Las principales características que deben incluir son:

Los GDSS son sistemas diseñados especialmente para apoyar las decisiones en grupo, no están formados por elementos de sistemas ya existentes.

La meta de un GDSS es apoyar a los tomadores de decisiones en su trabajo.

Un GDSS es fácil de aprender y de usar.

Un GDSS puede ser específico o general.

Un GDSS contiene mecanismos para evitar el desarrollo de conductas negativas en el grupo.

Un GDSS debe motivar a todos los miembros del grupo a participar de manera activa.

Estas características dan un panorama de la aplicación de este tipo de sistemas. Un GDSS puede utlizarse por grupos de personas que están en una misma localidad y que desean tomar decisiones acerca de un problema especifico.

Un GDSS apoya la realización de las actividades básicas necesarias de un grupo que toma decisiones: obtener, compartir y usar información. El uso de la información se refiere a aplicar la tecnología del software para llegar a tomar decisiones.

VENTAJAS DEL USO DE GDSS

a) Motiva a los elementos del grupo a trabajar juntos.

b) Mejora la etapa de preparacion de la reunión.

c) Da la misma oportunidad de participación a todos los miembros de la reunión.

d) Se optimiza el uso de la información que aporta cada persona cuando el grupo es numeroso.

e) Proporciona un mecanismo para enfocar la atención del grupo en el tema principal y evitar distracciones con temas irrelevantes o no agendados en la junta.

f) Apoya el desarrollo de una memoria organizacional de una junta a otra.

g) Mejora la calidad en la toma de decisiones debido al anonimato de las contribuciones y permite una mayor participación.

h) Incrementa la creatividad en la toma de decisiones, ya que permite que todos los miembros participen.

DESVENTAJAS DEL USO DE GDSS

a) Falta de costumbre al utilizar un sistema para soportar el proceso de toma de decisiones diferente al de la forma tradicional de realizarlo.

b) Resistencia al cambio por parte de los administradores, por pensar que el sistema puede desplazarlos.

c) La responsabilidad al tomar una decisión pudiera duliurse ya que las aportaciones son anónimas y la decisión representa al consenso del grupo.

d) Que en el grupo no exista una cultura desarrollada de trabajo de grupo.